viernes, 10 de julio de 2009

Trabajo Colaborativo 8


1) Describir la metodología de evaluación y selección de proyectos de sistemas de información que existe en una organización.


METODO LOGÍA PARA LA PRESENTACIÓN Y EVALUACIÓN DE
PROYECTOS DE TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Y
COMUNICACIONES



Notas Importantes:

• Por favor diligencie todas las secciones y responda todas las preguntas tal como son formuladas en este documento de metodología. En el caso que una pregunta no aplique a su proyecto, favor especificar las razones.
• Trate de ser lo más sucinto y claro posible al diligenciar este formato, en cualquier caso no exceda un máximo de 450 palabras para cada una de sus respuestas.
• Para diligenciar las tablas requeridas a lo largo de este documento, lea primero las guías que aparecen en la parte inferior de cada tabla o pregunta y que definen la información solicitada. Las definiciones aclaratorias siempre comienzan por un doble asterisco.

1. ASPECTOS GENERALES DEL PROYECTO.

1.1 NOMBRE DEL PROYECTO.

1.2 NOMBRE DE LA ENTIDAD: Nombre de la entidad que presenta el proyecto de inversión.

1.3 DEPENDENCIA: Dependencia al interior de la entidad que presenta el proyecto de inversión.

1.4 NECESIDAD QUE JUSTIFICA EL PROYECTO.

• ¿Por qué es útil para la entidad desarrollar el proyecto?
• ¿Cuáles son los problemas que impiden el cumplimiento de la estrategia y/o las políticas de la organización?
• ¿Cuál ha sido la evolución de los problemas en los años recientes?

Se debe demostrar que el proyecto esta enmarcado dentro del desarrollo institucional y sectorial correspondiendo al plan estratégico informático de la entidad y del sector, el cual debe estar alineado con un plan y una política sectorial.

1.5 OBJETIVOS.

• ¿Cuáles son los objetivos Misionales y Operativos que persigue el proyecto? –identifique cada uno por separado en la medida en que sea posible.
• ¿Qué es lo que se pretende alcanzar con el proyecto –tanto a nivel misional como operativo? Enunciar tanto objetivos generales como específicos.

CATEGORÍA MISIONAL: se refiere a los temas directamente asociados al negocio de la entidad, o a los que son considerados de orden estratégico por ser críticos para la competitividad de la organización.

CATEGORÍA OPERATIVA: se refiere a los temas administrativos y de soporte de la entidad pero que aunque son de importancia para el manejo de la organización no son las tecnologías con las cuales se espera alcanzar las metas estratégicas. Se incluyen herramientas y soluciones de trabajo tipo ERP y administrativas en general.

1.6 ALCANCE.

• ¿Qué impacto tanto misional como operativo genera el proyecto en la entidad?
• ¿Cuál es el grupo objetivo –cliente- al que apunta el proyecto?
• ¿Cómo se verá beneficiado el cliente del proyecto?
• ¿Cuál es el impacto sobre los contratos vigentes en la entidad?
• ¿Cuál es el impacto sobre los contratos nuevos en la entidad?

1.7 ANÁLISIS DE ALTERNATIVAS.

Para cada alternativa (incluyendo la presentada para evaluación), diligencie este cuadro:

• Plataforma básica
• Costos (soportados en estudios de mercado, que deberán estar disponibles a solicitud)
• Tiempo
• Argumentos a favor
• Argumentos en contra

Todas las casillas de la matriz deberán ser debidamente sustentadas (para la sección de costos, se requiere estudios de mercado como documentos soporte).

Plataforma básica: Corresponde a los requerimientos de Software de base y hardware necesarios para que la alternativa planteada opere adecuadamente.
Costo: Corresponde al valor de los recursos económicos que requiere la entidad para desarrollar la alternativa.
Tiempo: Corresponde al tiempo estimado para que la alternativa entre en operación
Argumentos a favor: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa es conveniente para la entidad
Argumentos en Contra: Corresponde a las razones por las cuales la alternativa no es favorable para la entidad.

1.8 INDICADORES.

De impacto (misional y/o operativo)
De ejecución del proyecto
Para la definición de Misional y Operativo por favor remítase a la sección 1.5 Diligencie la matriz que se encuentra a continuación:

Descripción: Breve descripción del indicador y su alcance.
Tipo: Alguno de los siguientes:

• Impacto Misional: mide el impacto sobre la estrategia de la organización.
• Impacto Operativo: mide el impacto sobre los servicios no misionales que presta la entidad o sobre el desempeño operativo de algún área de ésta.
• Ejecución: se refiere al progreso del proyecto en sus etapas de desarrollo e implantación.

Unidad de Medida: Tiempo o Dinero.
Periodicidad: Frecuencia con que va a ser medido el indicador.
Forma de Calcularlo: Fórmula para obtener el indicador.

1.9 EQUIPO DE TRABAJO.

Diligencie el siguiente cuadro:

• Líder o gerente de proyecto: (Persona que lleva acabo la planeación y coordinación de actividades y recursos de toda naturaleza para la ejecución y puesta en marcha del proyecto). Detalle el cargo que ocupa en la organización.
• Nivel del cargo dentro de la organización (1, 2, 3, 4 etc.)
• Cuáles son las dependencias de la entidad que participan en el proyecto?

En el siguiente cuadro describa el recurso humano que estará involucrado en las actividades del proyecto:

1. Actividades Personal involucrado en el proyecto
2. Recursos propios Recursos de terceros
3. Directivos Operativos Directivos Operativos
4. Diseño
5. Desarrollo/Construcción
6. Interventoría
7. Soporte
8. Otros (especifique)

1.10 FUENTES DE FINANCIACIÓN.

• ¿Cuáles son las fuentes de financiación?
• ¿Cuáles son los montos previstos?
• Si la alternativa seleccionada requiere de inversiones que excedan la vigencia fiscal para la cual se presenta el proyecto, favor detallar los recursos que se requieren para cada vigencia adicional.

Para los casos de préstamos y/o donaciones se deberá anexar documentos de soporte que respalden la intención de financiación de la organización patrocinadora.

1.11PLAN DE TRABAJO.

• Establecer en un diagrama de Gantt o cronograma, las etapas y/o actividades a desarrollar a lo largo del proyecto, delimitadas en un periodo de tiempo.

1.12RIESGOS.

• ¿Cuáles son los riesgos –misionales y/o operativos- de desarrollar el proyecto?
• ¿Cuáles son los riesgos –misionales y/o operativos- de no desarrollar el proyecto?
• ¿Cuáles riesgos existen durante el periodo de ejecución del proyecto?

Para la definición de Misional y Operativo por favor remítase a la sección 1.5.
Para cada una de las categorías solicitadas, diligencie la matriz que se encuentra a continuación, describiendo los riesgos más relevantes utilizando la metodología expuesta a continuación:

Descripción del Riesgo Probabilidad: (1 a 5)
Impacto: (1 a 5)
Exposición: (1 a 25)
Alertas Planes de Mitigación y Planes de Contingencia

Descripción del Riesgo: Breve descripción del posible suceso que pueda ser considerado un riesgo para el proyecto.
Probabilidad: Asigne una probabilidad a que ocurra el riesgo, siendo 1 lo menos probable y 5 lo más probable.
Impacto: Asigne una calificación sobre el impacto del riesgo sobre la entidad si este llega a ocurrir, siendo 1 el impacto más bajo y 5 el impacto más alto.
Exposición: Para cada riesgo multiplique Probabilidad x Impacto y coloque este resultado en la casilla Exposición. Organice los riesgos por Exposición de mayor a menor.
Alertas: Describa los eventos o indicadores que señalen que el riesgo está cercano a ocurrir.
Planes de Mitigación: Describa los planes que haya considerado para prevenir que el riesgo ocurra, o para que el impacto sea menor en caso de que ocurra.
Planes de Contingencia: Describa los planes que se haya considerado cuando el riesgo ya haya ocurrido.

1.13SOSTENIBILIDAD.

¿Cuáles son las exigencias y mecanismos previsibles de operación, mantenimiento y actualización de los recursos previstos?

Tenga en cuenta que la sostenibilidad debe evaluarse desde 4 aspectos:

1. Administrativo: Recursos humanos y físicos necesarios.
2. Técnico: Mantenimientos, actualizaciones, soporte técnico.
3. Financiero: Fuentes de financiación.
4. Jurídico: normatividad aplicable y base de las competencias de la entidad para desarrollar el proyecto.

2. CAPÍTULO PARA PROYECTOS CON COMPONENTES DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN.

2.1 PROCESOS.

Descripción general de los procesos que apoyan el sistema de información previsto.

2.2 FLUJOS DE INFORMACIÓN INTERNOS Y EXTERNOS.

• Describir, tanto a nivel interno como externo las interacciones del sistema propuesto.
• ¿Con quién inter-opera el sistema (internamente y externamente)?
• ¿Cómo inter-opera el sistema (mecanismos de intercambio de información)?

Anexar diagrama de flujos de información.

2.3 DATOS BÁSICOS ACERCA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

• ¿Qué tipo de software se espera adquirir o desarrollar? (Aplicativos misionales, Herramientas ERP, otros).
• ¿Qué metodologías de desarrollo y operación de la solución se van a implementar? –Incluir descripción corta.
• ¿Qué estándares de procesos, interoperabilidad, seguridad y control de calidad se van a implementar?
• ¿Cuál va a ser la estrategia de migración de datos a implementar? –Si aplica-
• Descripción corta de los productos finales que entrega el sistema.

3. CAPÍTULO DE INFRAESTRUCTURA.

3.1 ARQUITECTURA ACTUAL.

• ¿Cuál es la infraestructura de hardware y software actual con que cuenta la entidad y/o dependencia? Incluir diagrama explicativo.

3.2 ARQUITECTURA PROPUESTA.

• ¿De qué consta la infraestructura que se piensa adquirir? **Incluir diagrama explicativo.

3.3 COMPONENTES DE HARDWARE.

• Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de hardware de su proyecto.

Tipo Especificaciones Marca/Proveedor (si aplica)
Cantidad Costo Unitario
Costo Total…… TOTALES

Tipo: Servidores, Portátiles, Computadores de Escritorio, Scanners, Impresoras, Equipos de Red y Comunicaciones, Periféricos de Entrada/Salida, Otros.
Especificaciones: Detalles técnicos del hardware, por ejemplo: procesador, memoria, velocidad, resolución, número de puertos, etc.
Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso del hardware especializado, producido o distribuido por una sola compañía.
Cantidad: Número de unidades a adquirir.
Costo Unitario: Incluido IVA.
Costo Total: Incluido IVA.

3.4 COMPONENTES DE SOFTWARE.

• Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los componentes de software de su proyecto.

Tipo Descripción Marca/Proveedor (si aplica)
Cantidad Costo Unitario
Costo Total…… TOTALES

Tipo: Herramientas de Oficina, Software de Seguridad, Antivirus, Software de Comunicaciones, Bases de Datos, Sistemas Operativos, Herramientas Web, Otros.
Descripción: Detalles acerca del software, incluyendo la versión y el modo de licenciamiento si aplica.
Marca/ Proveedor: Esta columna es para el caso de software especializado, producido o distribuido por un solo proveedor.
Cantidad: Número de licencias a adquirir.
Costo Unitario: Incluido IVA.
Costo Total: Incluido IVA.

3.5 SERVICIOS.

• Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los servicios de soporte, mantenimiento, capacitación, etc. requeridos por su proyecto.

Tipo Descripción Tiempo
Estimado
(Meses)
Costo Mensual Costo Total……TOTAL

Tipo: Soporte Técnico, Capacitación, Consultoría (pre y post-implementación), Arriendo de Equipos.
Descripción: Detalles acerca del tipo de servicio.
Tiempo Estimado: Período durante el cual es requerido el servicio, expresado en meses.
Costo Total: Incluido IVA.

3.6 CONECTIVIDAD.

• Diligencie la siguiente matriz para cada uno de los contratos de conectividad que pretende contratar o renovar.

Características Costo Mensual……TOTALES

Características: Incluya las especificaciones del contrato entre otros: Ancho de Banda,
Re-uso, Tipo de Medio (fibra, coaxial, satélite, etc.), Disponibilidad, etc.
Costo Mensual: Incluido IVA.
Costo Total: Incluido IVA.


Publicado por Manuel Fernando Chacón en viernes, julio 10, 2009